Ferramentas para mapear processos – aprenda a utilizar!

Mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial com foco em identificar as informações, fluxos e descrições de tarefas. Esse processo acontece por meio da estruturação visual de cada etapa. Assim, é possível conhecer profundamente cada elemento do processo, possibilitando melhorias mais assertivas. Existem 4 fatores primordiais na utilização de técnicas e ferramentas para mapear processos, são eles:

Experiência do cliente – os pontos do processo que fazem contato com o cliente, devem sempre proporcionar uma experiência que impacte a imagem da empresa de forma positiva.
Pontos de acúmulos de tarefas e atrasos – qualquer gargalo que comprometa a eficiência do processo deverá ser solucionado.
Priorização de atividades – é importante identificar o nível de valor agregado de cada atividade para direcionar os recursos e esforços com a devida priorização.
Integração entre sistemas – A “passagem de bastão” de um sistema para outro durante a execução pode causar perda de informações importantes, portanto, sistemas integrados é um fator primordial para manter a assertividade do projeto.

Conheça 3 técnicas para mapeamento, análise e aprimoramento de processos

1 – Técnica 5W2H – Esta técnica consiste em conhecer o processo respondendo às seguintes questões: What, Where, Who, When, Why, How e How much, que podemos traduzir como O quê, Onde, Quem, Quando, Por que, Como e Quanto.

2 – Matriz GUT – Nesta técnica o foco é definir prioridades na resolução de problemas. A sigla GUT significa:

• Gravidade: a intensidade do potencial prejuízo;
• Urgência: qual a consequência da não resolução do problema;
• Tendência: quais são as possibilidades de agravamento do problema.

3 – Matriz BÁSICO – Esta matriz se assemelha a anterior, porém, atinge um nível maior de detalhamento, dessa forma, pode refinar a análise da priorização de atividades e soluções. Além disso, por meio da Matriz BÁSICO, é possível alinhar as prioridades dos processos com as necessidades do cliente. Nesta técnica, deverá ser atribuída uma nota de 1 a 5, aos seguintes itens:

• Benefícios para a Organização;
• Abrangência;
• Satisfação do cliente interno;
• Investimentos necessários;
• Cliente externo satisfeito;
• Operacionalidade descomplicada.

Após a soma das notas atribuídas, será possível identificar prioridades para elaborar um plano de ações.

Ferramentas para mapear processos

Existem diversas ferramentas para realizar o mapeamento de processos, dentre elas, podemos destacar: o fluxograma, o mapofluxograma e o BPMN. Entenda cada uma destas 3 ferramentas para mapear processos a seguir:

Fluxograma

No fluxograma, os processos são desenhados de forma simplificada, utilizando símbolos padronizados. Seu objetivo é facilitar a análise dos processos para possibilitar a identificação de possíveis melhorias. Porém, o fluxograma apresenta limitações devido sua extrema simplicidade, portanto, não é indicado para análises mais profundas.

Mapofluxograma

Esta ferramenta é bastante útil para processos que envolvem plantas produtivas e linha de montagem. O mapofluxograma é uma combinação do fluxograma de processos com o layout típico de uma linha de produção. Portanto, sua utilização é adequada à processos produtivos que demandam muito movimentação de materiais e necessitam estocagem de produtos.

BPMN

Esta é a ferramenta mais utilizada atualmente, trata-se da notação gráfica para especificar os processos, utilizando uma série de ícones padronizados. Portanto, por meio do Business Process Model and Notation é possível produzir uma notação padrão compreensível aos usuários de negócios, bem como, utilizar semânticas complexas para usuários técnicos. O grande diferencial do BPMN é o nível de clareza e forma intuitiva com que apresenta o processo.

Na pesquisa realizada pela Revista Global Trends publicada em 2015, 59% dos participantes afirmaram que utilizam BPMN como notação para modelar os processos. E cada vez mais esse padrão tem se popularizado. Isso acontece pela sua capacidade de solucionar os gaps deixados por ferramentas mais tradicionais como o fluxograma.

 

Fonte: lecom.com.br/blog