Automatização de processos de negócios: benefícios e tendências
A automatização de processos de negócios abrange uma série de técnicas e atividades que visam sistematizar e facilitar os processos nas empresas, eliminando desperdícios e gargalos (entre outros procedimentos) para torná-los mais eficientes, além de coletar informações para que se possa otimizar esses processos continuamente e também tomar decisões mais assertivas.
Nesta postagem, vamos contextualizar rapidamente 4 pontos importantes da automatização de processos de negócios:
- Estratégias
- Soluções
- Tendências
- Benefícios
Em seguida, vamos analisar alguns cases de automatização de processos de negócios que tiveram grande êxito.
Veja também: Alinhamento de processos de negócio com a estratégia corporativa
Estratégias para automatização de processos de negócios
Existem diversas metodologias e estratégias para a automatização de processos de negócios, tais como a mudança de paradigmas, a reengenharia, o redesenho de processos e a melhoria contínua.
Em todas elas, o objetivo é a definição de uma nova maneira de se realizar os processos na empresa, alinhando sua execução tanto com os objetivos e metas estratégicas da organização, como com a entrega de mais valor para o cliente final, garantindo o atendimento pleno de suas necessidades.
Soluções para a automatização de processos de negócios
O controle de tarefas humanas por automação costuma acontecer muito frequentemente com tarefas repetitivas, mas este não é o único momento em que a automatização é útil.
Outros fatores importantes são permitir um fluxo de informações mais transparente e ágil, com alertas e disparo de e-mails automatizados – principalmente quando tarefas trocam de mãos (os chamados handoffs) – além de dar as condições necessárias para a captura e medição de KPIs em várias etapas do processo.
Assim, se no primeiro caso, o da automatização de tarefas repetitivas, o uso de integrações entre sistemas via API pode ser uma solução ágil e simples, para automatizações mais complexas e estruturadas é necessário algo mais robusto.
Assim, a solução mais recomendada são softwares de automação de processos de negócios que também fazem a modelagem e a documentação dos processos.
Tendências em automatização de processos de negócios
Uma tendência na automatização de processos de negócios que tem se destacado muito atualmente é a adoção de plataformas Low Code, isto é: soluções de automatização que usam uma interface intuitiva e amigável, onde não se emprega praticamente nenhum código, com editores de diagramas de fluxo de processos no estilo arrasta e solta, entre outras funcionalidades.
Benefícios da automatização de processos de negócios
Como visto nos tópicos anteriores, os benefícios da automatização de processos de negócios são muitos, e podemos definir os principais como:
Tornar os processos mais eficientes e eficazes
Facilitar seu acompanhamento e gerenciamento
Auxiliar no processo de tomada de decisão
Permitir a melhoria contínua dos processos
Melhorar o atendimento aos clientes
Substituir tarefas humanas por sistematizadas
Trazer mais transparência e agilidade ao fluxo de informações
Entregar produtos e serviços com mais valor para o cliente
Reduzir custos
Mitigar riscos
Atender aos objetivos estratégicos da organização
Veja, as seguir, alguns cases de empresas que usaram a automatização de processos para alcançar esses benefícios.
3 estudos de caso de automatização de processos de negócios
Aumento de produtividade
Uma empresa de classe internacional em testes, inspeções e certificações usou a automatização de processos para fazer a auditoria de abertura de lojas de conveniência.
Cada etapa e a evolução do cronograma de abertura das lojas ganharam visibilidade por meio da automatização, permitindo melhor controle e acompanhamento, o que gerou um aumento de 50% na produtividade da empresa.
Automatização de service desk
Uma grande empresa de previdência privada automatizou seus serviços de atendimento ao cliente de um a forma ampla, que pudesse integrar e disponibilizar informações entre várias áreas da organização, como TI, marketing, RH e o escritório de processos.
No total, 130 fluxos de processos foram automatizados, atendendo a mais de 150 mil ocorrências por mês.
Controle de processos
Uma grande instituição sem fins lucrativo voltada para a assessoria e consultoria de pequenas empresas e ao estímulo do empreendedorismo estava com problemas para gerenciar a grande quantidade de atendimentos de sua ouvidoria.
Com a automatização desse processo, a geração de KPIs permitiu gerenciar o fluxo de uma forma bem mais efetiva, principalmente com a mensuração da satisfação do cliente com mais transparente.