Você monitora indicadores ou gráficos? A importância de uma análise crítica para a gestão eficaz

Indicadores são ferramentas complexas utilizadas para medir o desempenho de processos e instituições. Enquanto os seres humanos possuem o sinal de alerta chamado DOR, que os fazem buscar medições periódicas necessárias, as instituições não têm essa capacidade e, muitas vezes, enfrentam problemas graves quando não monitoram adequadamente seus processos.

Quando se trata de máquinas, peças ou serviços administrativos, a falta de medições adequadas pode levar a retrabalhos ou refugos irremediáveis. No entanto, quando falamos da segurança de pacientes ou clientes, essa falta de monitoramento pode resultar em eventos adversos ou sentinela, muitas vezes sem retorno.

É de extrema importância que os gestores saibam acompanhar indicadores de riscos, pois eles podem alertá-los sobre notícias ruins, fragilidades nos processos e estratégias. Monitorar e medir apenas indicadores que mostram a eficiência da empresa não é suficiente.

Os indicadores devem permitir uma análise crítica que leve a ações de melhoria para reduzir riscos potenciais, corrigir equívocos e fortalecer processos e assistência de forma oportuna.

A base de um sistema de decisão eficaz é a informação correta e eficaz, que deve ser bem preparada e disseminada para todos os envolvidos em um processo. Um sistema de informação construído por meio de indicadores confiáveis contribui significativamente para um gerenciamento eficaz, tanto em processos administrativos quanto assistenciais.

É importante destacar que os indicadores vão além de números e porcentagens plotados em gráficos. Eles exigem análises críticas coerentes com cada tipo de indicador, bem como planos de ação preventivos e/ou corretivos.

Indicadores que não são acompanhados de análises críticas e planos de ação não passam de gráficos demonstrativos ou estatísticos. Embora sejam necessários para apresentações e evidências, eles não podem ser considerados verdadeiros indicadores. É imprescindível que os indicadores sejam acompanhados de análises críticas e planos de ação para serem efetivos.

Para uma análise eficaz de indicadores, alguns requisitos básicos devem ser considerados:

1. Indicadores de desempenho ou resultados: A análise crítica deve ser realizada considerando um período de coleta de dados e deve ocorrer após o fechamento desse período (mensal, trimestral, anual, etc). O plano de ação deve ser direcionado para o presente e futuro, visando melhorias no desempenho. Por exemplo, podemos tomar ações para melhorar o tempo de atendimento e estabelecer prazos para sua implementação.
2. Indicadores de riscos: A tomada de ação deve ser imediata, mesmo que o período de coleta de dados para finalização do indicador seja mensal, por exemplo. Os riscos e fragilidades identificados não podem aguardar uma próxima análise para serem corrigidos. O plano de ação deve ser focado no presente e no passado, buscando evitar problemas futuros. Por exemplo, se identificarmos um risco que pode levar a uma queda de paciente, devemos agir prontamente para evitá-la e verificar o resultado dessa ação no próximo período.

Não é possível fazer uma gestão eficiente, melhorar processos ou tomar decisões coerentes e eficazes sem medir os indicadores adequados, independentemente do segmento de atuação, seja na área da saúde, metalurgia, siderurgia, agropecuária, têxtil ou outros.

Quando os indicadores são bem escolhidos, utilizados, compreendidos e monitorados de forma adequada, eles se tornam aliados essenciais para qualquer gestor e processo, contribuindo significativamente para o sucesso e a eficiência da instituição.