Isso ocorre na sua empresa?<\/p>\n
\u201cPara solicitar o reembolso envie um e-mail para o financeiro.\u201d
\u201cPara solicitar f\u00e9rias, envie um e-mail para o departamento pessoal.\u201d
\u201cPara aprovar a requisi\u00e7\u00e3o encaminhe a mensagem para o seu gestor.\u201d<\/p><\/blockquote>\nVoc\u00ea j\u00e1 imaginou o que \u00e9 gerir uma empresa com todas estas demandas atendidas por e-mail? C\u00e1 entre n\u00f3s\u2026 como anda sua caixa de e-mails?<\/p>\n
\u00c9 incr\u00edvel como a grande maioria das empresas utilizam e-mails como ferramenta para controle de tarefas.<\/p>\n
Pior ainda \u00e9 o impacto disso na cultura, produtividade e gest\u00e3o da organiza\u00e7\u00e3o: falta de transpar\u00eancia, omiss\u00e3o da equipe, dispers\u00e3o, atrasos entre departamentos, baixa rastreabilidade e muitos outros.<\/p>\n
A caixa de e-mail lotada \u00e9 somente a ponta de um iceberg. Neste post vou descrever os principais problemas ocultos.<\/p>\n
Os 10 pecados do uso de e-mail para controlar tarefas<\/h3>\n
1- Informa\u00e7\u00f5es desatualizadas<\/h4>\n
Quando as demandas s\u00e3o atendidas por e-mail, seu cliente n\u00e3o tem a possibilidade de consulta de status.<\/p>\n
\u201cOnde est\u00e1 o meu pedido de materiais?\u201d
\u201cJ\u00e1 foi feita minha reserva no hotel?\u201d<\/p><\/blockquote>\n\u00c9 muito frustrante quando temos que pausar nossas atividades para encontrar esta informa\u00e7\u00e3o em dezenas de trocas de mensagens.<\/p>\n
Isto consome muito tempo, energia e dinheiro. Gera muita frustra\u00e7\u00e3o e coloca a equipe em uma queda espiral de produtividade.<\/p>\n
E sabe qual \u00e9 a pior parte? A falta de informa\u00e7\u00e3o atualizada e transpar\u00eancia gera ainda mais e-mails!\u2026<\/p>\n
2- Falta de seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/h4>\n
N\u00e3o \u00e9 novidade para ningu\u00e9m que e-mails n\u00e3o s\u00e3o uma forma segura de realizar transa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n
Com e-mails qualquer um pode ser o aprovador, o executor ou o demandante. N\u00e3o existem regras e controle via banco de dados. Nenhuma senha. Nenhuma evid\u00eancia.<\/p>\n
3- Dificuldade de monitoramento<\/h4>\n
Quando todas as solicita\u00e7\u00f5es s\u00e3o mantidas na caixa de um colaborador, o gestor perde a capacidade de monitorar a opera\u00e7\u00e3o e, desesperado, tem a pior id\u00e9ia da sua vida:<\/p>\n
\u201cMe copie em todas as mensagens\u201d.<\/p><\/blockquote>\n
4- Impossibilidade de atribuir responsabilidades<\/h4>\n
Quando n\u00e3o existe um monitoramento efetivo, fica f\u00e1cil para os membros da equipe se eximirem de responsabilidade.<\/p>\n
\u00c9 a hora do \u201cJo\u00e3o sem-bra\u00e7o\u201d:<\/p>\n
Eu n\u00e3o recebi este e-mail.<\/p><\/blockquote>\n
5- Inexist\u00eancia de alertas e prazos<\/h4>\n
Para suprir a falta de ferramentas de follow up, muitas pessoas apelam para calend\u00e1rios. Por\u00e9m, com o aumento de demandas, fica imposs\u00edvel gerenciar todos os lembretes.<\/p>\n
Com isso, al\u00e9m da montanha de e-mails h\u00e1 tamb\u00e9m uma montanha de lembretes para manter.<\/p>\n
6- N\u00e3o h\u00e1 indicadores de performance<\/h4>\n
E-mails n\u00e3o geram base de dados. Assim, fica imposs\u00edvel medir o desempenho da equipe ou do seu processo.<\/p>\n
Na aus\u00eancia de ferramentas adequadas a primeira solu\u00e7\u00e3o que vem a mente \u00e9 a boa e velha planilha Excel. Perdem-se in\u00fameras horas para elaborar uma planilha cujo conte\u00fado \u00e9 duvidoso.<\/p>\n
7- Dificuldade de estabelecer prioridades<\/h4>\n
\u00c9 imposs\u00edvel definir prioridades quando voc\u00ea n\u00e3o sabe:<\/p>\n
<\/p>\n
\n
- Qual \u00e9 a situa\u00e7\u00e3o.<\/li>\n
- Quem \u00e9 o respons\u00e1vel.<\/li>\n
- Qual \u00e9 o prazo.<\/li>\n<\/ul>\n
<\/p>\n
\u201cahhh\u2026. mas eu posso p\u00f4r a bandeirinha vermelha!\u201d.<\/p><\/blockquote>\n
Tudo bem, mas qual \u00e9 a regra por tr\u00e1s da bandeirinha vermelha? \u00c9 quem grita mais alto?<\/p>\n
O que falta na maioria das equipes n\u00e3o \u00e9 tempo, mas saber o que deve ser feito a seguir.<\/p>\n
8- Falta de disciplina<\/h4>\n
Sem controle as pessoas tendem a dar solu\u00e7\u00f5es imediatistas, que ter\u00e3o impacto daqui algumas semanas ou meses.<\/p>\n
Para o gestor isso \u00e9 horr\u00edvel, pois ele depende exclusivamente do talento e do comprometimento da sua equipe. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m o impede de delegar tarefas, pois ele j\u00e1 n\u00e3o confia que a tarefa ser\u00e1 executada corretamente e tem medo de ser surpreendido em auditorias.<\/p>\n
9- Alta incid\u00eancia de erros<\/h4>\n
Sem controle, sem comprometimento, sem transpar\u00eancia e outros problemas, os erros s\u00e3o inevit\u00e1veis e crescem de forma exponencial.<\/p>\n
10- Achar que basta documentar o processo<\/h4>\n
Documentar o processo pode at\u00e9 funcionar enquanto o gestor ou o consultor estiver do lado do colaborador. Mas basta dar as costas que tudo volta ao \u201cnormal\u201d.<\/p>\n
Isso \u00e9 ruim para o empres\u00e1rio, que perde o investimento; para o consultor, que n\u00e3o pode fechar novos projetos de melhoria em processos no mesmo cliente; e para o pr\u00f3prio colaborador, que faz parte de uma empresa que n\u00e3o prospera e gera oportunidades.<\/p>\n
Conclus\u00e3o<\/h3>\n
Muita gente tenta maquear a solu\u00e7\u00e3o utilizando supostas \u201cboas pr\u00e1ticas\u201d: usar listas de e-mails, n\u00e3o deixar acumular mensagens etc.<\/p>\n
Essas pr\u00e1ticas n\u00e3o atuam na causa raiz e n\u00e3o trar\u00e3o a solu\u00e7\u00e3o definitiva.<\/p>\n
O que fazer?<\/p>\n
O problema s\u00f3 pode ser resolvido com o uso de algum sistema de informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
Pode ser um ERP? Sim, desde que atenda todas as necessidades de fluxo de trabalho. Se existir um \u00fanico passo que dependa de um e-mail, ent\u00e3o voltamos ao problema inicial.<\/p>\n
Pode ser um Kanban? Question\u00e1vel. Pode at\u00e9 ajudar com pequenas demandas. A maioria das ferramentas n\u00e3o possuem recursos para controlar sequ\u00eancia de tarefas, responsabilidades, prazos etc. \u00c9 substituir um problema por outro problema.<\/p>\n
A solu\u00e7\u00e3o definitiva \u00e9 aquela em que se define o processo e exista garantia de que ele ser\u00e1 plenamente executado. O processo pode ser simples, com poucas atividades, e na medida em que sua gest\u00e3o evolui ele ganha tarefas e controles.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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